PRIVACY

CONTACTGEGEVENS:

BAX is de verwerkingsverantwoordelijke en gevestigd aan de Edisontraat 86 in Doetinchem. Telefoon: 0314 - 37 55 00, e-mail info@baxadvocaten.nl. Je kunt vragen naar Mike Timmer.

VOOR WIE GELDT DIT PRIVACYSTATEMENT?:

Dit Privacy Statement geldt voor alle personen van wie BAX persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van personen die werkzaam zijn bij BAX.

DIT PRIVACYSTATEMENT IS VAN TOEPASSING OP:

• klanten van BAX;
• potentiële klanten met wie BAX contact heeft gelegd of wil leggen;
• bezoekers van de website of van de social media accounts van BAX;
• ontvangers van nieuwsbrieven en commerciële e-mails van BAX;
• alle andere personen die contact opnemen met BAX of van wie BAX de persoonsgegevens verwerkt.

Voor partners, werknemers, uitzendkrachten, inleenkrachten, student-stagiaires, stagiaires en sollicitanten geldt dit Privacy Statement niet.

WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?:

Wij verwerken persoonsgegevens die jij zelf aan ons hebt verstrekt, persoonsgegevens gegenereerd tijdens jouw bezoek aan onze website en het lezen van nieuwsbrieven en persoonsgegevens die wij hebben ontleend aan andere bronnen, zoals (zakelijke) social media platforms.

PERSOONSGEGEVENS DOOR JOU VERSTREKT:

• contactgegevens en andere persoonsgegevens die nodig zijn ter behandeling van jouw zaak door een advocaat, fiscalist, juridisch medewerking, secretaresse of één van de andere werknemers van BAX;
• contactgegevens en andere persoonsgegevens ingevuld op contactformulieren of andere webformulieren;
• contactgegevens verstrekt tijdens kennismakingsgesprekken, events, seminars etc.
• persoonsgegevens verkregen via of gegenereerd door onze website, elektronische nieuwsbrieven, commerciële e-mails of daaraan gerelateerde technologieën:
• IP-adres;
• jouw surfgedrag op de website, daarmee verbonden websites, waaronder maar niet beperkt tot gegevens over het eerste bezoek, vorige bezoek en huidige bezoek, de bekeken pagina’s en de wijze waarop door de website wordt genavigeerd;
• of je een nieuwsbrief of commerciële e-mail opent en op welke onderdelen daarvan je klikt;
• persoonsgegevens verkregen uit andere bronnen:
• persoonsgegevens beschikbaar op openbare (zakelijke) social media platforms zoals LinkedIn, Instagram, Twitter en Facebook;
• persoonsgegevens verkregen uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en uit het Kadaster;
• persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke websites.

Onze website bevat mogelijk hyperlinks naar websites van andere partijen en social media buttons. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van dergelijke website en social media platforms. BAX is evenmin verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op die websites en social media platforms.

WAARVOOR GEBRUIKEN WIJ JOUW PERSOONSGEGEVENS?:

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens voor de navolgende verschillende doeleinden:

• het uitvoeren van een overeenkomst waarin jij BAX opdracht hebt verstrekt tot het leveren van juridische en/of fiscale diensten door onze advocaten en/of fiscalisten: Indien je een zaak in behandeling geeft aan een advocaat of fiscalist, wordt daarbij in ieder geval jouw contactgegevens gevraagd. Ook andere persoonsgegevens kunnen noodzakelijk zijn voor de behandeling van de zaak, afhankelijk van de aard van de zaak. Voorts worden de gegevens gebruikt voor facturatie van de verleende diensten;
• het nakomen van wettelijke verplichtingen: De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) verplicht advocaten en fiscalisten bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen. Het gaat daarbij onder andere om een kopie van een identiteitsbewijs (paspoort);
• het onderhouden van contact met jou: jouw contactgegevens worden bijgehouden in ons klantsysteem en kunnen – na jouw uitdrukkelijke toestemming daarvoor – worden gebruikt voor onder meer het verzenden van nieuwsbrieven, updates, uitnodigingen voor events en seminars en het toezenden van informatie die jij aan ons hebt gevraagd; 
• het verbeteren van onze product- en dienstinformatie en het uitvoeren van gerichte marketingacties: Wij vinden het belangrijk jou te benaderen met informatie die voor jou relevant is. Om dit mogelijk te maken, combineren en analyseren wij de bij ons beschikbare persoonsgegevens. Op basis daarvan bepalen we welke informatie en kanalen relevant zijn en welke momenten het meest geschikt zijn voor het verstrekken van informatie of het tot stand brengen van contact. Bij marketingacties verwerken wij geen bijzondere persoonsgegevens en geen vertrouwelijke gegevens die door het beroepsgeheim van advocaten zijn beschermd. Indien wij van jou een persoonlijk, individueel klantprofiel zouden willen aanleggen, zullen wij daarvoor jouw voorafgaande toestemming vragen. Indien je later deze toestemming zou willen intrekken, is dat altijd mogelijk.

BAX ANALYSEERT DE VOLGENDE GEGEVENS:

• interactiegegevens: Persoonsgegevens verkregen uit contact tussen BAX en jou. Bijvoorbeeld over jouw gebruik van onze website of ondersteunde applicaties. Dit geldt ook voor offline interacties, zoals hoe vaak er contact is tussen BAX en jou;
• gedragsgegevens: Persoonsgegevens die BAX verwerkt over jouw gedrag, zoals jouw voorkeuren, mening, wensen en behoeften. Deze gegevens kunnen wij bijvoorbeeld afleiden uit jouw surfgedrag op onze website, het lezen van onze nieuwsbrieven of doordat jij informatie hebt aangevraagd. Maar ook via gevoerde inbound telefoongesprekken en e-mail contact met onze medewerkers. Informatie verkregen via trackingcookies, verzamelen en gebruiken wij alleen met jouw toestemming, die je altijd weer kunt intrekken. Zie ook ons cookie statement.
• het uitvoeren en analyseren van cliënttevredenheidsonderzoeken: Soms vragen wij cliënten mee te werken aan een cliënttevredenheidsonderzoek. Dat gebeurt door middel van een online vragenlijst. Deelname hieraan is vrijwillig. Voorafgaand aan ieder cliënttevredenheidsonderzoek ontvang je nadere informatie over de werkwijze en de manier waarop wij met de verkregen informatie omgaan;
• het verbeteren en beveiligen van onze website www.baxadvocaten.nl;
• het maken van gebruikersstatistieken: De gebruikersstatistieken van de website stellen ons in staat een beeld te krijgen van onder meer de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het click-gedrag. Het betreft generieke rapportages, zonder informatie over individuele personen. De verkregen informatie gebruiken wij om de website te verbeteren;
• toegangscontrole en bedrijfsbeveiliging: Indien je ons kantoor bezoekt, noteren wij bij aankomst jouw naam. Wij doen dit om bij calamiteiten te weten wie zich in het gebouw bevinden en om te zorgen dat onbevoegden geen toegang krijgen tot het kantoor.

RECHTSGROND VAN DE VERWERKING:

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één van de volgende rechtsgronden:

• toestemming;
• op basis van een overeenkomst of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst;
• wettelijke verplichting;
• in verband met een gerechtvaardigd belang.

Een verwerkingsverantwoordelijke mag uitsluitend persoonsgegevens verwerken, als dit kan worden gebaseerd op één van de limitatief opgesomde rechtsgronden in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De vier rechtsgronden waar BAX zich op baseert zijn:

• toestemming: als we je toestemming hebben gevraagd om jouw persoonsgegevens te verwerken en jij hebt deze toestemming verleend, dan heb jij ook altijd weer het recht om deze toestemming in te trekken;
• overeenkomst of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst: indien je ons een opdracht verleent tot het leveren van juridische of fiscale diensten, verwerken wij persoonsgegevens indien en voor zover dat voor het uitvoeren van de opdracht noodzakelijk is;
• wettelijke verplichting: de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) verplicht onder andere advocaten en fiscalisten bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen. Het gaat daarbij onder andere om een kopie van een identiteitsbewijs (paspoort);
• gerechtvaardigd belang: wij mogen ook persoonsgegevens verwerken als wij een gerechtvaardigd belang hebben en daarmee geen onevenredige inbreuk maken op jouw privacy. Zo gebruiken wij, nadat je daarmee hebt ingestemd, bijvoorbeeld jouw contactgegevens om je uit te nodigen voor seminars en events. 

VERWERKERS:

Wij kunnen voor het verwerken van jouw persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Wij sluiten met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt. Wij werken bijvoorbeeld met dienstverleners die SaaS oplossingen (software as a service) bieden of hostingdiensten leveren. Verder zijn er ICT-dienstverleners die ons ondersteuning bieden bij het veilig en stabiel houden van onze systemen. Ook gebruiken wij diensten van derden voor het verzenden van nieuwsbrieven en commerciële e-mails. Dit zijn voorbeelden van partijen die zijn aan te merken als verwerker als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

PERSOONSGEGEVENS DELEN MET DERDEN:

Soms is het nodig jouw persoonsgegevens met derden te delen. Dat kan (afhankelijk van de omstandigheden van het geval) noodzakelijk zijn bij de behandeling van jouw dossier. Ook zijn er wettelijke verplichtingen die ertoe strekken dat persoonsgegevens aan derden worden doorgegeven.  In onder meer de volgende gevallen, worden persoonsgegevens aan derden verstrekt:

• bij de behandeling van een dossier kan het noodzakelijk zijn jouw persoonsgegevens met derden te delen. Bijvoorbeeld bij het procederen tegen een wederpartij en het sluiten van een overeenkomst;
• indien een rechtelijke uitspraak ons verplicht tot het verstrekken van persoonsgegevens aan derden, zullen wij daaraan uitvoering aan dienen te geven. 

Jouw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden. Hierop bestaat één uitzondering. Soms organiseren wij met een andere organisatie een gezamenlijke activiteit, zoals een event. In dat geval worden uitsluitend de noodzakelijke contactgegevens uitgewisseld. Persoonsgegevens kunnen voorts aan derden worden verstrekt, bij een reorganisatie of fusie van onze onderneming of de verkoop van (een deel van) onze onderneming.

DOORGIFTE BUITEN DE EER:

Het kan soms nodig zijn jouw persoonsgegevens door te geven aan partijen gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Dat kan - afhankelijk van de omstandigheden van het geval - noodzakelijk zijn bij de behandeling van jouw dossier door een advocaat of fiscalist. Voor het versturen van online nieuwsbrieven en mailings en het verwerken van gegevens ingevuld op de webformulieren op onze website, maken wij gebruik van buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gevestigde dienstverleners (verwerkers).

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mogen persoonsgegevens uitsluitend worden doorgegeven aan partijen buiten de EER indien een passend niveau is gewaarborgd voor de bescherming van de persoonsgegevens of indien een specifieke afwijking van toepassing is. Wij kunnen persoonsgegevens aan een partij buiten de EER doorgeven als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst van opdracht tot het leveren van juridische of fiscale diensten, of indien dat noodzakelijk is in het kader van een rechtsvordering waarvoor wij jou juridische ondersteuning verlenen.

De eventuele verwerker buiten de EER die ons diensten verleent bij het versturen van online nieuwsbrieven en mailings en het verwerken van gegevens ingevuld op de webformulieren op onze website, is gevestigd in de Verenigde Staten en heeft een registratie voor het EU-US Privacy Shield. Meer informatie daarover vind je op: www.privacyshield.gov/welcome.

INDIEN JE VRAGEN HEBT OVER JOUW PERSOONSGEGEVENS:

Iedere persoon kan op basis van de wet bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van zijn of haar persoonsgegevens. Zo heb je recht tot inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens. Ook kun je bezwaar maken tegen het gebruik van jouw gegevens of vragen dit gebruik te beperken. In bepaalde gevallen kun je zelfs jouw gegevens opvragen en meenemen naar een andere partij. Neem voor al deze vragen contact op via 0314 – 37 55 00 of via m.timmer@baxadvocaten.nl.

KLACHTEN?

Als BAX naar jouw mening niet zorgvuldig en vertrouwelijk omgaat met jouw gegevens, dan kun je hierover een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als je klachten hebt over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan, dan kun je natuurlijk ook contact met ons opnemen door een mail te sturen naar m.timmer@baxadvocaten.nl of te bellen met 0314 – 37 55 00. Wij helpen je graag met het vinden van een oplossing. Indien dat toch niet zou lukken, dan kun je je altijd wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens. Mocht jouw klacht niet naar tevredenheid worden opgelost, dan kun je in beroep gaan bij de rechter.

CONTACT:

Heb je vragen en/of opmerkingen over hoe BAX met jouw gegevens omgaat? Neem dan contact met BAX op.

VERANDERINGEN:

De wereld ontwikkelt zich snel en daardoor kan er soms ook iets veranderen in jouw persoonsgegevens en de wijze waarop we die gebruiken. Ook regelgeving kan wijzigen. In dat geval zullen we dit Privacy Statement aanpassen. We adviseren je het Privacy Statement regelmatig te controleren, zodat je op de hoogte blijft. Bij grote wijzigingen informeren wij je via onze website. De meest recente versie vind je altijd op www.baxadvocaten.nl.